Enterprise Data Management (EDM)

Die Digitalisierung hat für die meisten Unternehmen viele Vorteile mit sich gebracht, doch diese kommt ebenfalls mit eigenen Herausforderungen. Unternehmen sehen sich durch den zunehmenden Umstieg auf digitale Prozesse immer mehr mit stetig wachsenden Datenmengen konfrontiert, in der sie drohen unterzugehen.

Egal um welche Art von Unternehmen es sich handelt – werden Daten nicht effizient verwaltet, verlieren Sie sowohl wertvolle Ressourcen als auch den Anschluss zum Wettbewerb. Um dem entgegenzuwirken, setzen immer mehr Unternehmen auf ein effektives Enterprise Data Management (EDM) – einer Methode zur effektiven und effizienten Verwaltung aller Daten im Unternehmen.

Doch was genau steckt hinter EDM? Und warum ist es für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung? All das und noch viel mehr erklären wir Ihnen hier!

Was ist Enterprise Data Management (EDM)?

Bei EDM handelt es sich um einen strategischen Ansatz, welcher darauf abzielt, die Daten Ihres Unternehmens effizient zu organisieren und nutzbar zu machen. Anhand dieser Daten soll EDM Ihnen anschließend dabei helfen, fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können.

Vorteile, die hierbei herausspringen sind:

• Datensilos eliminieren
• Redundante Informationen vermeiden
• Kosten senken
• Zusammenarbeit zwischen Abteilungen fördern
• Gesetzliche Vorschriften einhalten
• Vor Datenmissbrauch schützen

Kernprinzipien des Enterprise Data Managements

Fundierte Entscheidungen treffen, Risiken minimieren – ungefähr so klingt das Fundament einer jeden Unternehmensstrategie. Was brauchen Sie hierfür?

Verlässliche, sichere und zugängliche Daten – und genau so sorgen sie dafür:

Datenqualität

Was bringen Ihnen Daten, wenn diese nicht präzise, vollständig und konsistent sind? Richtig, nichts. Genau aus diesem Grund handelt es sich bei der Datenqualität um das Fundament für ein erfolgreiches Datenmanagement. Ist Ihre Datenqualität schlecht, leiden alle Ihre Prozesse daran – Fehlentscheidungen werden getroffen und das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter/-innen, sowie Ihrer Kunden/Kundinnen in das Unternehmen gehen verloren.

Datenintegrität

Nur weil die Qualität Ihrer Daten anfangs perfekt ist, heißt es nicht, dass dies auch dauerhaft so bleibt. Während des Lebenszyklus Ihrer Daten kann so einiges passieren, denn diese werden:

• geändert
• übertragen
• verarbeitet
• verschoben
• angepasst

und noch vieles mehr. Jede Eingabe, Änderung und Verarbeitung muss klar dokumentiert und nachverfolgbar sein können, um weiterhin als verlässlich zu gelten.

Datensicherheit

Ihre Daten bestehen zu einem großen Teil aus sehr sensiblen Informationen, welche Sie vor einem Zugriff von unbefugten Personen schützen müssen. Maßnahmen wie Datenverschlüsselungen, Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen helfen Ihnen dabei sich selbst, Ihre Mitarbeiter/-innen und Ihr Unternehmen vor Datenschutzverletzungen und Cyberangriffen zu bewahren.

Vor allem in Sachen Datenschutz spielt das Thema Sicherheit eine besondere Rolle, da Sie hier nach gesetzlichen Vorgaben der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) verpflichtet sind personenbezogene Daten mit Sorgfalt zu behandeln, nur für vorgesehene Zwecke zu verwenden, sowie vor unbefugten Zugriff zu schützen. Im Endeffekt sichern Sie sich hierdurch vor rechtlichen Konsequenzen ab und stärken abermals das Vertrauen von Mitarbeitern/-innen, Kunden/Kundinnen und Geschäftspartnern/-innen in Ihr Unternehmen.

Datenzugänglichkeit und -verfügbarkeit

Schwierig wird es nach diesem Hintergrund Sicherheit und Zugänglichkeit zu balancieren. Klar wollen Sie, dass alle Daten zu jedem Zeitpunkt gut geschützt sind, doch schnelle Entscheidungsfindungen erfordern auch, dass Daten leicht zugänglich und jederzeit verfügbar sind. Kompromisse sollten Sie hierbei niemals eingehen, weswegen es am besten Ihre Datenarchitekturen gut zu durchdenken und klare Zugriffsrichtlinien zu definieren.

Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Daten auch in Krisensituation abgerufen werden können. Da es zu jeder Zeit zu Systemausfällen kommen kann, sollten Sie über Backup-Strategien, redundante Systeme und Wiederherstellungspläne verfügen, um irgendwelche Unterbrechungen zu vermeiden.

Data Analytics im EDM

Als zentraler Bestandteil des Enterprise Data Managements ermöglicht Data Analytics wertvolle Einblicke aus den in Ihrem Unternehmen umfangreich vorhandenen Datenmengen zu gewinnen. Erreicht wird dies durch die Sammlung, Analyse und Interpretation der Daten anhand verschiedener Techniken, Tools und Anwendungen. Am Ende sollten mithilfe von Data Analytics folgende Vorteile für Sie herausspringen:

• Bessere Entscheidungsfindung: Die Auswertung historischer und aktueller Daten unterstützen Sie dabei fundierte strategische Entscheidungen zu treffen.
• Effizienzsteigerung: In vielen Fällen besteht bei unternehmensinternen Prozessen viel Potenzial zur Optimierung. Bei der Analyse von Daten gelingt es Engpässe aufzudecken, welche beseitigt werden können, um Ressourcen einzusparen.

Wie entwickeln Sie eine Enterprise Data Management-Strategie?

EDM fällt nicht einfach so vom Himmel, sondern erfordert eine klare Strategie, mit der Sie an die Sache rangehen wollen. Wollen Sie Ihr Enterprise Data Management erfolgreich umsetzen, sollten Sie folgenden Schritten folgen

1. Bestandsaufnahme der Datenlandschaft

Ziel dieses ersten Schritts ist es die Stärken und Schwächen Ihrer bestehenden Dateninfrastruktur zu identifizieren. Stellen Sie sich folgende Fragen:

1. • Welche Daten sind bereits verfügbar?
   • Wo gibt es Lücken?
   • Welche Systeme sind veraltet oder ineffizient?

2. Grundstein legen: Datenquellen analysieren und Prioritäten setzen

Am besten können Sie diese Fragen beantworten, sobald Sie alle vorhandenen Datenquellen, -flüsse und -systeme innerhalb Ihres Unternehmens berücksichtigt haben. Somit ist der Grundstein gelegt und Prioritäten für den weiteren Vorgang können gesetzt werden

3. Definition von Zielen und Prioritäten

Ressourcen im Unternehmen sind begrenzt und müssen dementsprechend nach Ihren gewünschten Zielen und Prioritäten allokiert werden. Beide Punkte sind eng mit Ihrer Geschäftsstrategie verknüpft und sollten demnach auch so definiert werden, dass dabei der größte geschäftliche Nutzen für Sie herausspringt. Beispiele für solche Ziele und Prioritäten sind:

1. • Verbesserung der Entscheidungsfindung
   • Gezielte Umsetzung spezifischer Use Cases
   • Steigerung der operativen Effizienz
   • Einhaltung regulatorischer Anforderungen

4. Ziele nacheinander erreichen: Mit Fokus zum Erfolg

Selbstverständlich sollte jedes gute Unternehmen alle Ziele im Blick behalten, doch oftmals lohnt es sich mit einem anzufangen und erst nach erfolgreicher Implementierung mit anderen fortzuführen. Wer zwei Hasen gleichzeitig jagt, fängt gar keinen.

5. Etablierung eines Enterprise Data Governance-Rahmens

Erinnern Sie sich noch an die zuvor besprochene Datenqualität und Sicherheit Ihrer Daten? Genau diese stellen Sie mit einem wohldurchdachten Enterprise Data Governance-Rahmen sicher. Hierbei werden Verantwortlichkeiten und Richtlinien für den Umgang mit Ihren Daten entworfen, welche diese durch jeglichen unbefugten Zugriff schützen sollen

6. Datenqualität verbessern

Abermals kommen wir zur Datenqualität – schließlich hängen alle Ihre zukünftigen Entscheidungen hiervon ab. Sobald Sie sich zur Etablierung eines EDM entscheiden, müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Daten qualitativ hochwertig sind. Wie tun Sie das?

1. • Data-Profilierung: Erstmal müssen Sie die Probleme erkennen, bevor Sie etwas dagegen tun können. Alle Ihre Daten sollten anfangs untersucht, analysiert und zusammengefasst werden, um einen detaillierten Überblick zu liefern.
   • Datenbereinigung: Essentiell dient dieses Verfahren zum Entfernen und Korrigieren jeglicher in Ihren Systemen enthaltenen Datenfehler. Solche Fehler bestehen beispielsweise aus inkorrekten, redundanten, inkonsistenten und falsch formatierten Datensätzen.
   • Datenstandardisierung: Zuletzt wird fortan darauf geachtet, dass Daten aus verschiedenen Quellen und unterschiedlichen Formaten nun in ein einheitliches, standardisiertes Format umgewandelt werden. In Zukunft wird dies jegliche Suchen, Profilierungen, Bearbeitungen, Aktualisierungen und Analysen bedeutend einfacher machen.

7. Change-Management und Schulungen

Ihre Mitarbeiter/-innen müssen im Zuge der Etablierung einer EDM-Strategie auf die Nutzung von Daten in täglichen Prozessen vorbereitet werden. Am besten erreichen Sie dies durch fortlaufende Schulungsprogramme, welche Ihren Mitarbeitern/-innen den richtigen Umgang mit Daten und Tools vermitteln. Je besser Ihre Mitarbeiter/-innen geschult werden, desto weniger werden Sie sich gegen jegliche Änderung im Prozess sträuben und das neue System akzeptieren.

8. Ständige Leistungsüberwachung

Im Endeffekt wollen Sie bestimmt sichergehen, dass die neue EDM-Strategie überhaupt funktioniert, weswegen diese auch einer ständigen Überwachung unterliegen sollte.

Best Practices für Enterprise Data Management (EDM)

Die wichtigsten Akteure der ganzen Strategie sind die Personen, welche Sie nutzen und überwachen – also Sie und Ihr Unternehmen selbst. Um sicherzugehen, dass auch alles nach Plan läuft, lohnt es sich also folgende Best Practices vorzunehmen:

• Stellen Sie einen Experten für EDM an – ob dies ein Unternehmen oder eine neue Führungskraft sein soll, müssen Sie entscheiden.
• Es ist wichtig, klare Ziele zu definieren und sich zu fragen, was Sie mit Ihren Daten erreichen wollen.
• Kommunizieren Sie Pläne und Ziele mit allen Stakeholdern.
• Alle im Unternehmen sollten eine angemessene Schulung über die neue Strategie erhalten, damit diese auch richtig und effektiv verwendet werden kann. Setzen Sie hierfür Termine an, die für alle passen.
• Erstellen Sie einen Datenkatalog, um eine genaue Übersicht aller Ihrer Daten zu haben.
• Datensicherheit, Datenschutz und Enterprise Data Governance sollten immer eine Priorität sein.

Fazit

Schlussendlich lässt sich festhalten, dass der langfristige Erfolg eines Unternehmens erheblich von einer Enterprise Data Management-Strategie beeinflusst werden kann. Während Datenmengen immer mehr zunehmen und Entscheidungen immer datengetriebener gefällt werden, bietet EDM einen strukturierten Rahmen, diese Daten effizient zu verwalten und zu nutzen.

Wer Daten sinnvoll behandelt und nutzt, bleibt der Konkurrenz immer einen Schritt voraus. Dabei ist eine solide Strategie der erste Schritt, um das Beste aus Ihren Daten zu machen.