Data Governance

Jedes Unternehmen – egal, ob klein oder groß – sollte sich mit dem Thema „Data Governance“ auseinanderzusetzen… unter anderen deswegen, weil viele Details hierzu von gesetzlicher Seite vorgegeben sind.

Vereinfacht ausgedrückt geht es bei der Erstellung einer Data Governance Strategie darum, sich die Frage zu stellen, wie Daten im Unternehmen behandelt werden sollten – von ihrer grundsätzlichen Erfassung bis zur Vernichtung.

In einer Zeit, in der Datenmanagement allein schon aufgrund der enormen Datenmengen, eine besonders wichtige Rolle spielt, hat sich der Umgang mit allen Vorgaben rund um Data Governance immer weiter verändert.

Warum sind Daten im Unternehmensalltag so wichtig?

Wer sich ein wenig genauer mit Verantwortlichkeiten, der Einhaltung von Vorgaben im Zusammenhang mit Datenschutz und dem „ganz normalen Geschäftsbetrieb“ auseinandersetzt, stellt schnell fest, dass Daten und Digitalisierung in der heutigen Zeit zu einer festen Größe geworden sind. Daten sind unter anderem nötig, um

• Entscheidungen zu treffen
• Kundenbedürfnisse zu verstehen
• Liefertermine einzuhalten
• Lagerbestände zu kontrollieren
• Informationen zu verwerten
• Prozesse zu analysieren
• Kosten nachzuhalten und zu optimieren.

Wohlgemerkt: Hierbei handelt es sich lediglich um ein paar Beispiele, die zeigen, wie wichtig es für Unternehmen ist, eine Datenstrategie zu entwickeln, die einer hohen Anforderung gerecht wird und gleichzeitig gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Die Vorteile von Data Governance für Unternehmen in der Übersicht

Unternehmen können auf vielfältige Weise von einer modernen Data Governance Strategie profitieren. Die folgenden Argumente gelten auch unter vielen Expert*innen oft als besonders überzeugend.

• Auf der Basis verlässlicher Data Governance Lösungen ist es häufig möglich, schnell Entscheidungen zu treffen und Lösungen für bestimmte Probleme zu finden. Auf diese Weise lassen sich Prozesse oft deutlich vereinfachen. Hierbei ist es dann vollkommen unerheblich, ob es zum Beispiel darum geht, Kundendaten aufzurufen, Regularien zu kontrollieren oder eine gewisse Nachvollziehbarkeit für Analysen zu schaffen: Ein umfassendes Datenmanagement stellt die wichtigen Informationen binnen kurzer Zeit zur Verfügung.
• Lösungen rund um moderne Data Governance Prozesse ermöglichen es unter anderem auch, Kosten für Projekte im Auge zu behalten. Zudem erweist sich bereits die Einrichtung der Data Management Tools als komfortabel und wirtschaftlich. Denn: Daten, die nicht mehr benötigt werden, können gelöscht werden. Sie nehmen dementsprechend keinen Platz in Anspruch. Das Ergebnis: Eine noch effektivere Verwaltung.
• Wie bereits erwähnt, spielt der Bereich Data Governance auch in gesetzlicher Hinsicht eine wichtige Rolle. Oder anders: Ein umfassendes Data Management ist nicht nur „nice to have“, sondern vielmehr wichtig, um die vorgegebenen Standards einzuhalten. Organisationen, die auf das entsprechende Regel- oder Ordnungsprinzip setzen können, haben die Chance, Risiken, die in diesem Zusammenhang entstehen können, besser vorherzusehen und sich immer wieder auf die neuen Anforderungen einzustellen.
• Zudem dient Data Governance und die hierhinter liegende Datenstrategie natürlich auch dem Schutz des Unternehmens und dessen Daten. Auf Basis der verschiedenen Lösungen ist es möglich, Datenbestände (und das komplette System, in dem sie sich befinden) von den Zugriffen Dritter abzuschirmen. Durch die Vergabe von Rollen an Mitarbeiter*innen lässt sich sicherstellen, dass gegebene Strukturen rund um Rechte und Co. eingehalten werden können.
• Unternehmen, die die Anforderungen in Bezug auf Data Governance Vorgaben einhalten, genießen in der Regel auch ein großes Vertrauen bei Kund*innen. Immerhin sind sie sich ihrer Verantwortung bewusst und zeigen nach außen, dass sie wissen, wie viel Wert viele Verbraucher*innen auf Sicherheit und Kontrolle legen.

Kurz: Die Umsetzung eines modernen Datenmanagements erfordert fachliches Know-How, Verständnis und Produkte, die dazu in der Lage sind, in vielerlei Hinsicht zu überzeugen. Gleichzeitig sollten sich Unternehmen über die Komplexität moderner Data Governance Tools im Klaren sein.

Der heutige Status Quo kann morgen schon wieder „out“ sein. Und diejenigen, die keine Lust oder keine Zeit haben, um sich um die Transformation von Daten, das Einrichten verschiedener Rollen und Data Quality im Allgemeinen zu kümmern, können gut beraten sein, die Dienste eines Beratungsunternehmens in Anspruch zu nehmen.

Data Governance ganz einfach auslagern – So geht’s!

Wer sich einmal mit Themen, wie Change Management, Data Lineage und Datenintegrität, auseinandergesetzt hat, weiß, dass die Umsetzung der entsprechenden Schritte im Unternehmen viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Gleichzeitig läuft das ganz normale Tagesgeschäft weiter, in dessen Zusammenhang oft auf die Informationen aus dem Bereich Datenmanagement zurückgegriffen werden muss.

Die passende Lösung: Auslagern! Die Expert*innen wissen genau, wie sie die entsprechenden Prozesse in das jeweilige Unternehmen integrieren, Data Governance Frameworks erstellen und auf der Basis einer hohen Datenqualität für die gewünschten Ergebnisse sorgen. Wer dementsprechend mit Hinblick auf Kundendaten, Data Management und die Vorteile, die die Digitalisierung von Daten mit sich bringt, keine Kompromisse eingehen möchte, kann gut beraten sein, die Kontrolle in die Hände von erfahrenden Expertinnen und Experten zu legen.

Data Governance und seine typischen Einsatzbereiche

Es gibt viele Gründe, sich mit den aktuellen Richtlinien rund um Data Governance, DSGVO und die entsprechenden Anforderungen auseinanderzusetzen. Das Zielbild ist – so unterschiedlich die Einsatzbereiche sind – immer klar definiert. Es geht darum:

• Daten vor Fremden zu schützen und
• Informationen ausschließlich auf der Basis der vorgegebener Richtlinien zu speichern.

Die moderne Technologie, die bei einem modernen Konzept in diesem Zusammenhang zum Einsatz kommt, sorgt dafür, dass die Einsatzbereiche für Data Governance Lösungen breit gefächert sind.

Datenqualität

Auf der Basis von Data Governance ist es möglich, Daten in einer hohen Qualität zur Verfügung zu stellen. Details, die dabei eine wichtige Rolle spielen, sind unter anderem die Korrektheit der Daten, die Eindeutigkeit und die Gültigkeit.

Datenmanagement

Dieser Bereich umfasst die komplette Verwaltung der Daten, die in einem bestimmten System abgespeichert wurden. Zudem gehört auch die Überwachung der mit den Daten verbundenen Prozessen zum Datenmanagement. Auf diese Weise sollen Unternehmen sicherstellen können, dass ihnen bei Bedarf alle nötigen Informationen zur Verfügung stehen, diese jedoch nicht ineffizient gespeichert sind.

Administration

Hier werden Fragen, wie zum Beispiel „Welche Mitarbeiter*innen sind für welche Daten verantwortlich?“ beantwortet. Letztendlich hilft die Datenadministration dabei, ein hohes Maß an Transparenz zu wahren.

Wie lassen sich ein umfassendes Data Governance Management und eine Cloud kombinieren?

… oder ist genau das vielleicht nicht möglich? Wer sich ein wenig genauer mit der Nutzung einer Cloud und den Vorgaben rund um Data Management auseinandersetzt, erkennt möglicherweise schnell, dass die Nutzung einer Cloud – zumindest in Teilen – zum Problem werden könnte. Gleichzeitig gehört die Cloud in vielen Organisationen längst zum Standard. Aber warum stehen so viele Data Management Expert*innen der Cloud skeptisch gegenüber? Oder warum weisen sie zumindest darauf hin, dass hier Vorsicht geboten ist?

Einerseits investieren zahlreiche Unternehmen in ein verlässliches Data Governance Framework, andererseits wissen sie oft nicht genau, wie ihr Cloudanbieter mit Kundendaten und anderen Informationen umgeht. Die Entscheidung für einen Anbieter ist dementsprechend oft mit Vertrauen verbunden. Immerhin reicht es – zum Beispiel als Verantwortlicher in einem Unternehmen – nicht aus, „nur“ intern für Schutz und Sicherheit zu sorgen. Auch der Cloudanbieter muss den hohen Anforderungen, die an ihn gestellt werden, entsprechen.

Mittlerweile haben zahlreiche Cloud Anbieter ihre Strategie in diesem Zusammenhang geändert, indem sie ihren Kund*innen selbst Tools anbieten, auf deren Basis diese dann wiederum Daten bewerten, Sicherheitsstandards checken und Datenqualität gewährleisten können.

Fazit

Datenqualität und Daten im Allgemeinen spielen heute im Unternehmensalltag eine wichtige Rolle. Egal, ob Kund*innen eine E Mail schreiben, eine Bestellung aufgeben oder einen Newsletter abonnieren: Kundendaten werden im Zusammenhang mit etlichen Prozessen wichtig. Daher versteht es sich von selbst, warum Organisationen und Unternehmen mit Hinblick auf eine verlässliche Datenkompetenz immer up to date sein sollten. Die Verbesserung bestehender Systeme, die Vergabe von Rollen und die Einhaltung einer vorgegebenen Strategie nehmen jedoch Zeit in Anspruch.

Doch so unterschiedlich die Unternehmen sind, die heutzutage von einer verlässlichen Datenqualität profitieren möchten, so einheitlich sind die Ziele, die mit den Tools verbunden sind. Hier geht es darum – basierend auf gesetzlichen Vorgaben und den hiermit verbundenen Verantwortlichkeiten genau die Data Governance Lösung zu finden, die sich optimal mit den Gegebenheiten im betreffenden Unternehmen kombinieren lassen und gleichzeitig den geltenden Standards entsprechen.