Das wichtigste in Kürze
- Standardisierte und automatisierte Datenerfassung: SAP GRDC schließt die Lücke im Konsolidierungsprozess, indem es sowohl manuelle Eingaben über Webformulare als auch automatisierte Datenübernahmen aus SAP- und Drittsystemen ermöglicht.
- Messbare Effizienzgewinne: Durch Validierungsregeln, webbasierte Formulare und automatisierte Schnittstellen reduzieren sich manuelle Abstimmungen und Fehlerquellen erheblich, was zu einer spürbaren Zeit- und Kostenersparnis führt.
- Audit-Sicherheit und Datenqualität: Alle Eingaben werden revisionssicher protokolliert und unmittelbar auf Plausibilität geprüft, was die Datenqualität verbessert und die Compliance-Anforderungen unterstützt. Besonders wichtig für international tätige Unternehmen mit heterogenen IT-Landschaften.
Der Konzernabschluss stellt global agierende Unternehmen regelmäßig vor erhebliche Herausforderungen. Finanzdaten aus zahlreichen Tochtergesellschaften, die oft in heterogenen IT-Systemen und diversen Formaten vorliegen, müssen zusammengeführt, validiert und konsolidiert werden.
Dieser Prozess ist häufig von manuellen Eingriffen, zeitintensiven Abstimmungsschleifen und komplexen Tabellenkalkulationen geprägt. Genau hier setzt die SAP Group Reporting Data Collection (GRDC) an, um die Datenerfassung für die Konsolidierung zu standardisieren und zu automatisieren. Was SAP GRDC genau ist und wo die Vorteile liegen, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag!
Definition und Einordnung von SAP GRDC
Als strategischer Baustein der SAP-Produktstrategie für die Konsolidierung ist die SAP Group Reporting Data Collection eine zentrale Anwendung, die auf der SAP Business Technology Platform (BTP) betrieben wird. Ihre Kernfunktion ist die flexible Erfassung von Meldedaten für einen oder mehrere Geschäftsbereiche. Dies umfasst nicht nur Finanzdaten, sondern auch nichtfinanzielle Kennzahlen und Kommentare, die direkt in der zentralen Konsolidierungstabelle (ACDOCU) für das SAP S/4HANA for Group Reporting gesammelt werden.
Um diese Datensammlung zu ermöglichen, werden zwei wesentliche Funktionsbereiche zur Verfügung gestellt:
- Manuelle Datenübernahme: Mitarbeitende der Meldeeinheiten können Daten und Kommentare über webbasierte Formulare, die vordefiniert oder selbst erstellt werden können, direkt im System erfassen. Dies schließt auch die Verwaltung von Datenpaketen und die Definition von Ad-hoc-Positionen für spezielle Sachverhalte ein.
- Automatisierte Datenzuordnung: Für Daten aus externen SAP- oder Fremdsystemen lassen sich Mappings definieren. Diese automatisieren die Transformation und Übernahme der Daten in die Zieltabelle ACDOCU und sorgen für einen konsistenten und nachvollziehbaren Ladevorgang.
Durch diese Kombination aus manueller und automatisierter Erfassung schließt GRDC eine kritische Lücke im Konsolidierungsprozess. Die Anwendung etabliert einen durchgängigen, digitalen Datenfluss vom Einzelabschluss bis zum fertigen Konzernbericht.
Anwendungsbereiche und Zielgruppe
GRDC entfaltet seinen größten Mehrwert bei international aufgestellten Unternehmen, deren Konzerngesellschaften eine heterogene Systemlandschaft nutzen. Betreibt eine Tochtergesellschaft beispielsweise kein eigenes SAP-System, ist die traditionelle Datenanlieferung oft ein aufwendiger manueller Prozess. Dieser birgt durch Medienbrüche und manuelle Übertragungen ein hohes Fehlerrisiko, bei dem ein einzelner Fehler bereits langwierige Korrekturprozesse nach sich ziehen kann.
Genau hier transformiert GRDC den Prozess grundlegend, indem es die technische Infrastruktur der Meldeeinheit vom zentralen Konsolidierungssystem entkoppelt. Mitarbeitende der Tochtergesellschaft benötigen lediglich einen Zugang zur Web-Oberfläche, um ihre Finanzdaten direkt einzugeben oder über eine definierte Schnittstelle hochzuladen. Die Datenerfassung erfolgt somit systemgestützt und wird unmittelbar durch ein anpassbares Regelwerk auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft.
Validierungsregeln, die beispielsweise die Bilanzsumme oder die korrekte Verbuchung auf bestimmten Konten kontrollieren, geben sofortiges Feedback an die Meldeeinheit. Dies steigert die Datenqualität bereits am Entstehungspunkt und entlastet das zentrale Finanzteam, das sich auf die Analyse statt auf die Korrektur von Daten konzentrieren kann. So schafft die Anwendung eine einheitliche und verbindliche Datengrundlage für alle Konzerneinheiten.
Ihre Vorteile mit Group Reporting Data Collection
Die Einführung von SAP Group Reporting Data Collection bringt entscheidende Vorteile für den Konzernabschlussprozess, die sich in drei Kernbereichen zusammenfassen lassen:
Erhöhte Datenqualität und -konsistenz
Eine verlässliche Datenbasis ist die Grundlage jedes Konzernabschlusses. Um dies zu gewährleisten, nutzt GRDC ein System aus vordefinierten Regeln und Validierungen, das die eingegebenen Daten unmittelbar auf Korrektheit und Konsistenz prüft. Durch den direkten Zugriff auf die zentrale Konsolidierungstabelle wird sichergestellt, dass stets mit den aktuellen Daten gearbeitet wird. Dies verhindert Abweichungen, minimiert Fehlerquellen und sorgt dafür, dass die Berichte auf einem soliden und vertrauenswürdigen Fundament stehen.
Gesteigerte Transparenz für Audits und Compliance
Insbesondere in stark regulierten Branchen ist die Nachvollziehbarkeit von Datenflüssen unerlässlich. GRDC schafft eine lückenlose Transparenz, da alle Dateneingaben und Änderungen revisionssicher protokolliert werden. Dieser durchgängige Audit-Trail vereinfacht interne und externe Prüfungen erheblich. Zusätzlich können durch die Verwendung unterschiedlicher Belegarten verschiedene Arten von Buchungen klar voneinander getrennt werden, was die Transparenz weiter erhöht und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicherstellt.
Signifikante Zeit- und Kostenersparnis
Die Automatisierung der Datenerfassung reduziert den manuellen Aufwand drastisch. Anstatt unzählige Stunden in die Sammlung und Überprüfung von Daten zu investieren, können sich die Mitarbeitenden auf wertschöpfende Aufgaben wie die Analyse der Finanzkennzahlen konzentrieren. Möglich wird dies durch flexibel gestaltbare Eingabemasken und die direkte Anzeige von Echtzeitdaten aus dem System, was den gesamten Prozess beschleunigt. Diese Effizienzsteigerung führt direkt zu einer spürbaren Einsparung von Zeit und Kosten.
Häufige Fragen zu SAP GRDC
Wo werden Daten aus der SAP Group Reporting Data Collection gespeichert?
Daten für SAP Group Reporting Data Collection werden zwischen einer SAP-HANA-Datenbank und bzw. SAP S/4HANA Cloud gespeichert.
Zu Daten, die in einer SAP-HANA-Datenbank auf der SAP Business Technology Platform gespeichert sind, gehört folgendes:
- Stammdaten:
- Formulare
- Ordner
- Pakete
- Fragen
- Datenzuordnungsdefinitionen
- Datenzuordnungs-Traces
- Bewegungsdaten:
- Kommentare
- Antworten
Zu Daten, die in SAP S/4HANA Cloud gespeichert sind, gehört folgendes:
- Stammdaten:
- Positionen
- Unterpositionen
- Ad-hoc-Positionen
- Elemente einer beliebigen anderen Konzernberichtsdimension
- Bewegungsdaten:
- Zahlen, einschließlich denjenigen, die Ad-hoc-Positionen verwenden
Wann sollte man SAP GRDC verwenden?
Beim Betrieb von SAP S/4HANA für Konzernberichtswesen im sogenannten Standalone-Modus ermöglicht die SAP Group Reporting Data Collection die Erfassung aller Finanzdaten, nicht-finanziellen Informationen und Kommentare von den einzelnen Konzerngesellschaften.
Wenn das Konzernberichtswesen stattdessen in Kombination mit einem SAP S/4HANA-System genutzt wird, dient die SAP Group Reporting Data Collection der Ergänzung von Daten, die bereits aus der Buchhaltungstabelle ACDOCA freigegeben wurden. Dies kann beispielsweise das Sammeln von statistischen Informationen oder die Aufteilung von Unterpositionen umfassen. Zusätzlich unterstützt das Werkzeug dabei, auf schnelle Weise die Daten von neu erworbenen Unternehmen zu erfassen, die noch nicht in das SAP-S/4HANA-System integriert sind.
Wie häufig werden Aktualisierungen durchgeführt?
Die GRDC hat einen zweiwöchigen Release-Zyklus. Dadurch werden regelmäßig neue Funktionen bereitgestellt. Für die Nutzung mit der Private-Cloud sind teilweise Updates des S/4 Cores notwendig.
