Process Mining

Was ist Process Mining?

Process Mining hat es sich zur Aufgabe gemacht, Prozesse zu analysieren, zu optimieren und alle vorliegenden Daten zu nutzen, um die Effizienz eines Unternehmens zu steigern. Ziel ist es hierbei, alle Prozesse, die innerhalb einer Prozesslandschaft eine wichtige Rolle spielen, abzubilden und transparent aufzuzeigen. In diesem Zusammenhang fällt oft auf, dass sich einige Aufgaben und Prozessschritte immer wieder wiederholen und standardisiert werden können.

Auf Basis der Auswertung ist es dann möglich, wichtige Fragen zum Unternehmensalltag zu beantworten und Ist Prozesse zu verbessern. Damit Sie auch wirklich das Maximum aus den Optionen der modernen Process Mining Technologie herausholen können, ist es wichtig, auf eine gewisse Regelmäßigkeit zu setzen. Wer seine Process Mining Tools nutzt, um – zum Beispiel einmal pro Quartal – Ist- und Soll Prozesse miteinander zu vergleichen, kann seine Strategien bei Bedarf schnell anpassen und seine Marktstellung im Idealfall behaupten.

Verschiedene Arten von Process Mining in der Übersicht

In Bezug auf Process Mining gilt es, zwischen drei verschiedenen Varianten zu unterscheiden. Sie alle zeichnen sich durch individuelle Charakteristika aus.

Discovery: Hier geht es vor allem darum, Routinen zu erkennen und Geschäftsprozesse zu rekonstruieren. Basierend auf einer transparenten Visualisierung ist es dann möglich, die entsprechenden Daten für Mitarbeiter*innen und Verantwortliche aufzubereiten. Wichtig ist es hierbei, sich ausschließlich auf Ereignisdaten zu beziehen und frühere Stadien des Prozesses auszuklammern. Oder anders: Diese Art von Process Mining bezieht sich nur auf sich und die Details des aktuellen Ist Zustands.

Conformance: Die jeweils eingesetzte Process Mining Software untersucht hier, inwieweit die Beschreibung eines Prozesses zum tatsächlichen Prozess passt. Hier werden Soll Prozess und Ist Zustand miteinander verglichen, um gegebenenfalls Optimierungspotenzial aufzuzeigen. Sollten sich bei der Analyse Unterschiede zeigen, ist es im nächsten Schritt an der Zeit, diesen auf den Grund zu gehen und herauszufinden, ob in der Praxis eventuell ein Fehler zugrunde liegt.

Enhancement: Beim Enhancement geht es ganz klar um den Bereich der Prozessoptimierung und darum, einen bestimmten Ablauf entsprechend anzupassen. Charakteristisch ist, dass hierbei auch externe Daten genutzt werden, um ein möglichst vollständiges Bild abzugeben. Ziel ist es, Vergleiche anzustellen und auf diese Weise unter anderem zum Beispiel Verschwendung zu vermeiden. Oder anders: Während die Bereiche, auf die sich Discovery und Conformance beziehen, noch eher überschaubar sind, geht es bei Enhancement darum, sich über das Gesamtgefüge (inklusive eines Blickes in die Vergangenheit) zu informieren.

Data Mining, Optimierung und Co.: Wichtige Bereiche auslagern

Bei Process Mining handelt es sich um ein spannendes Thema, das es definitiv wert ist, im Unternehmensalltag beachtet zu werden. Allerdings nimmt es durchaus Zeit in Anspruch, sich mit der Integration in ein bestehendes IT-System, mit Ereignisdaten und verschiedenen Process Mining Techniken auseinanderzusetzen.

Ein externer Dienstleister ist dazu in der Lage, genau die Methode und Process Mining Software-Einstellungen zu finden, die optimal zu den bestehenden Systemen und den Ansprüchen der Kund*innen passen und zeigt Ihnen (und allen Beteiligten in Ihrem Unternehmen) gleichzeitig, wie Sie Ihre Prozessanalyse auf ein neues Level heben können.

Process Mining oder Data Mining?

Auch, wenn die beiden Begriffe Process Mining und Data Mining immer wieder synonym genutzt werden: Beide Varianten unterscheiden sich deutlich voneinander. Besondere Aufmerksamkeit haben hierbei die Breite der Daten und die Fragen, die im Rahmen der Anwendung interessant werden und die beantwortet werden sollen, verdient. Mithilfe von Data Mining ist es möglich, sich einen etwas umfassenderen Eindruck zu verschaffen, während Process Mining einen klareren Fokus setzt.

So nutzt Data Mining in der Regel mehrere große Datensammlungen als Grundlagen und schafft es auf ihrer Basis, Vorhersagen zu Verbraucherverhalten u. ä. zu treffen. Dementsprechend handelt es sich hierbei um ein wichtiges Planungstool, das dabei helfen kann, die nächsten Schritte in Bezug auf Produkteinführungen und kommende Geschäftsprozesse auszuarbeiten.

Im Gegenzug bildet das Event Log die Grundlage für Process Mining. Hier geht es, wie erwähnt, darum, Prozesse zu verbessern und Vorgänge zu optimieren. Die jeweilige Auswertung bezieht sich immer auf spezifische Anwendungsfälle, während Data Mining das „Große Ganze“ im Blick behält.

Process Mining und seine Vorteile: Das sollten Unternehmen wissen

Es hat definitiv seinen Grund, warum immer mehr Unternehmen mit Hinblick auf Process Mining keine Kompromisse eingehen. Hier geht es um mehr als um eine Optimierung von Prozessen. Vielmehr profitieren Sie als Nutzer*innen unter anderem von den folgenden Vorteilen:

Eine fundierte Entscheidungsgrundlage

Obwohl es sich hin und wieder gut anfühlen mag, wäre es falsch, alle Entscheidungen aus dem Bauch heraus zu treffen. Stattdessen können standardisierte Prozessmodelle und eine umfassende Prozessanalyse dabei helfen, die jeweilige Ist-Situation korrekt einzuschätzen und fundiert vorzugehen. Process Mining Algorithmen haben keine Gefühle, sind nicht befangen und bewerten daher ausschließlich die Fakten.

Eine einfache Implementierung

Moderne Process Mining Software Lösungen lassen sich schnell in bestehende Systeme integrieren. Die Technik, die sich hierhinter verbirgt, wird unkompliziert in die jeweilige Struktur integriert und liefert anschließend eine Analyse, die aufzeigt, wo das Unternehmen im jeweiligen Bereich steht. SAP bietet mit SAP Signavio und SAP LeanIX eigene Software für Ihre Systeme an oder Celonis, welche sich neben SAP auch Geschäftsprozesse integrativ aus Oracle oder Salesforce unterstützen.

Ein schneller Informationsfluss

Im geschäftlichen Alltag ist es oft erforderlich, schnell eine Lösung zu finden. In solchen Fällen erweist es sich natürlich als besonders praktisch, wenn es mithilfe von IT Systemen möglich ist, alle relevanten Daten aufzuzeigen. Auf der Grundlage von Process Mining braucht es nur wenige Klicks, um die Daten von Geschäftsprozessen aufzuzeigen.

Ein hilfreicher Überblick über alle relevanten Details

Die Analysen, die Prozessmodelle und Co. auf übersichtliche Weise darstellen, liefern eine optimierte Messbarkeit. Diese bewirkt unter anderem, dass Daten der Vergangenheit und Daten der Gegenwart besser zueinander in Bezug gesetzt werden können und es leichtfällt, die Frage „Welches Prozessmodell war das bessere?“ zu beantworten. Hiervon profitieren sowohl die Unternehmen selbst als auch eventuelle Sponsoren, Geldgeber und Stakeholder, die sich einen Überblick verschaffen möchten.

Die Vermeidung rechtlicher Fallstricke

Wer sich mit der Optimierung von Geschäftsprozessen auf der Basis von Process Mining auseinandersetzt, stößt hin und wieder auf Verstöße, die die Compliance des Unternehmens betreffen. Diejenigen, die dann entsprechend gegensteuern, haben auf diese Weise oft die Möglichkeit, Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden und können somit rechtlichen Fallstricken vorbeugen.

Anwendungsfälle: So lässt sich Process Mining in Unternehmen nutzen

Wie vielseitig Process Mining im Alltag ist, zeigt sich oft, wenn man sich etwas eingehender mit der großen Anzahl an Einsatzbereichen auseinandersetzt, die mit einer Analyse von Daten verbunden ist. So sind unter anderem die folgenden Anwendungsfälle denkbar:

Bestellungen über den Online-Shop

Es hat definitiv seinen Grund, warum mittlerweile so viele Unternehmen aus dem E-Commerce Bereich auf Process Mining setzen. Vor allem mit Hinblick auf alles, was mit Bestellungen über den Online-Shop und die hiermit verbundenen Prozesse verbunden ist, ist es möglich, viel Zeit und Mühe zu sparen.

Wenn Sie sich dementsprechend vorgenommen haben, mehr online zu verkaufen, kann es sinnvoll sein, beispielsweise die Anzahl der Klicks, die Ihre Kund*innen tätigen müssen, um einen Einkauf abzuschließen, auf der Basis von Process Mining zu reduzieren. Helfen Sie Ihrer Zielgruppe dabei, das Einkaufen bei Ihnen so komfortabel wie möglich werden zu lassen.

Eine effizientere Produktentwicklung

Wenn Sie sich in der Vergangenheit mit den Prozessen auseinandergesetzt haben, die es braucht, um ein neues Produkt zu entwickeln und auf den Markt zu bringen, wissen Sie, dass genau das sehr zeitaufwendig sein kann. Die passende Lösung (auch hier): Process Mining! Ein einschlägiges Process Mining Tool hilft Ihnen dabei, die einzelnen Schritte zu beleuchten und die entsprechenden Abläufe zu verkürzen. Am Ende ist es auf diese Weise oft möglich, das jeweilige Produkt in größeren Mengen und schneller auf den Markt zu bringen und sich so einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.

Eine Anpassung des Kundensupports

Weitestgehend unabhängig davon, wie loyal Ihre Kund*innen Ihnen gegenüber sind: Niemand verbringt gern mehr Zeit als nötig in der Warteschleife, um den Support zu erreichen. Nutzen Sie Process Mining ganz einfach, um Ihrer Zielgruppe die Möglichkeit zu bieten, Tickets zu eröffnen. Diese werden dann direkt dem passenden Bereich zugeordnet. Das Ergebnis: Verkürzte Durchlaufzeiten und eine (ganz sicher) gesteigerte Kundenzufriedenheit.

Übersichtliche Krankenakten

Hierbei handelt es sich um einen Einsatzbereich, der immer wieder vergessen wird – vielleicht deswegen, weil viele Menschen mit Process Mining ausschließlich den Bereich der Industrie verbinden. Dabei ist es mit der passenden Software unter anderem auch möglich, für eine Verbesserung im Patient*innen-Alltag zu sorgen. Über das Process Mining werden die einzelnen Schritte der Behandlung dargestellt, so dass sich die jeweils konsultierten Ärzt*innen innerhalb weniger Augenblicke ein Bild über die Behandlungsgeschichte ihres Gegenübers verschaffen können.

Schritt für Schritt zur Ausführung: Auf dem Weg zum erfolgreichen Process Mining

Wichtig ist es im ersten Schritt, in Ihrem Unternehmen die passenden Process Mining Initiativen zu schaffen. Zudem zeigt Ihnen die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung auf, welche Details in Bezug auf die Darstellung und die Analyse von Prozessen wichtig werden.

1. Bringen Sie alle relevanten Daten zusammen.

Um mit Process Mining hinter die Kulissen von Prozessen blicken zu können, ist es im ersten Schritt wichtig, auf Daten zugreifen zu können. Verschaffen Sie sich im ersten Schritt einen Überblick über das, was Ihnen zur Verfügung steht. Typische Anlaufstellen, die in diesem Zusammenhang immer eine wichtige Rolle spielen, sind unter anderem Prozesse in der Produktion und SAP-Lösungen. Hier lohnt es sich in vielen Fällen, etwas genauer hinzuschauen.

2. Ein Vergleich zwischen Ist- und Soll Prozess

Nun braucht es für jeden Geschäftsprozess eine Visualisierung. Als Grundlage nutzen Sie hierzu das Event Log. Wenn Sie nun die Ist- und die Soll-Kurve miteinander vergleichen, finden Sie heraus, wie weit Sie eventuell noch von Ihrem Ziel entfernt sind… oder, ob Sie dieses bereits erreicht haben. Basierend auf einer entsprechenden Analyse zeigt sich dementsprechend, in welchen Bereichen noch Luft nach oben ist.

3. Werten Sie die Ergebnisse aus

Process Mining bietet Ihnen die perfekte Möglichkeit, das Potenzial, das sich in den einzelnen Prozessen verbirgt, noch besser zu nutzen – allerdings nur dann, wenn Sie sich auch die Zeit nehmen, um die jeweiligen Ergebnisse auszuwerten. Fragen, die Ihnen dabei helfen können, bei jedem Fall etwas genauer hinzuschauen, sind unter anderem:

• Wie fügt sich dieser Prozess in das Gesamtgefüge ein?
• Gibt es vielleicht eine bessere Lösung?
• Wie einfach können alle Beteiligten am Prozess mitarbeiten?
• Nutzt das Unternehmen den Prozess genauso, wie es ursprünglich angedacht war? Wenn „nein“: Warum nicht?

Am besten nutzen Sie für die Auswertung der Daten, die Sie über das Process Mining verarbeitet haben, ebenfalls wieder die Vorteile der Visualisierung. Je nach Darstellung lässt sich dann auf diese Weise schnell in Erfahrung bringen, wie hoch die Kosten sind, die von einem bestimmten Projekt ausgehen und welche Details mit Hinblick auf eine möglichst umfassende Planung beachtet werden sollten.

4. Monitoring als Ergänzung

Wenn Sie wissen möchten, ob und inwieweit sich die Prozesse, die Sie in die Wege geleitet haben, positiv auf das Endergebnis auswirken, müssen Sie zusätzlich zum Process Mining Monitoring betreiben. Auch hier lohnt es sich, genau hinzuschauen, um eventuelle Fehlerquellen schnell aufzudecken.

Fazit: Process Mining kann Unternehmen weiterbringen

Manche Prozesse gehören in Unternehmen schon seit vielen Jahren zum Standard… und werden nie hinterfragt. Gerade anhand von Process Mining zeigt sich immer wieder, wie wichtig es ist, jeden einzelnen Prozess regelmäßig zu untersuchen, um jeden Fall individuell bewerten zu können.

Besonders vorteilhaft ist es natürlich, dass es – mit der passenden Software an der Seite – oft nicht schwer ist, die Basis für eine merkliche Verbesserung der Abläufe zu schaffen.

Wichtig ist es in jedem Fall, ein Prozessmodell zu finden, das optimal zu Ihnen passt, und das Ihnen dabei hilft, herauszufinden, wie Sie umfassend von Big Data in Ihrem Unternehmen profitieren können. Zudem ist davon auszugehen, dass sich – aufgrund des gesteigerten Interesses und einschlägiger Forschung – hier in den kommenden Jahren noch viel verändern wird. Dementsprechend lohnt es sich umso mehr, am Ball zu bleiben, um die vorhandenen Daten weiterhin als wichtige Quelle für zukünftige Entscheidungen des Unternehmens nutzen zu können.