People Analytics

Bei People Analytics geht es darum, Daten von Mitarbeiter:innen zu analysieren. Basierend auf den entsprechenden Ergebnissen können dann rationale Entscheidungen rund um den Einsatz im Unternehmen getroffen werden. Die Quellen, die die Grundlage für den Einsatz von People Analytics bilden, stammen aus den unterschiedlichsten Bereichen.

Wer im Rahmen der Analyse alle wichtigen Faktoren berücksichtigt, kann sich am Ende Fragen, wie zum Beispiel:

• Wie zufrieden sind meine Mitarbeiter:innen?
• Wie gut arbeitet mein Team zusammen?
• Was kann ich gegebenenfalls noch optimieren?
• Wie kann ich den Umsatz meines Unternehmens noch weiter steigern?
• Welche Entscheidungen (bezogen auf das Team) sind sinnvoll?

beantworten. People Analytics beziehungsweise HR Analytics stellen – wie die Bezeichnung schon vermuten lässt – den Menschen in den Fokus. Sie zeigen, dass es mit modernem Personalcontrolling möglich ist, nicht nur die Arbeitswelt, sondern auch den Unternehmenserfolg maßgeblich zu beeinflussen.

Diese Ziele von People Analytics werden im Unternehmen relevant

Mithilfe von People Analytics Projekten lassen sich unterschiedliche Ziele verfolgen. Basierend auf individuellen Personal- und Unternehmensdaten lassen sich Rückschlüsse auf Zusammenhänge ziehen. Ist es zum Beispiel sinnvoll, in einer Abteilung mehr Mitarbeiter:innen einzustellen oder sollte der Fokus lieber auf eine Weiterbildung des bestehenden Teams liegen? Oder ist es möglich, die Mitarbeiterzufriedenheit noch weiter zu verbessern? Und wenn ja: Wie?

Zu den Hauptzielen von People Analytics gehört es, Arbeitsbedingungen zu schaffen, die die Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen fördern. Hinter allem steht hierbei die Erkenntnis, dass eine verlässliche Mitarbeiterbindung, eine moderne HR Strategie und das Sammeln von Mitarbeiterdaten dabei helfen kann, das Potenzial eines Unternehmens optimal auszunutzen.

Basierend hierauf ergeben sich dann weitere Ziele, wie zum Beispiel:

• Prozessoptimierungen
• Flexibilität in Bezug auf einen hohen Krankheitsstand, zum Beispiel während der kalten Jahreszeit
• Verbesserungsmöglichkeiten im Zusammenhang mit unternehmensinternen Strategien.

Wie in Bezug auf andere Bereiche ist es auch im Zuge der entsprechenden HR Prozesse wichtig, die Ziele, die im individuellen Fall relevant werden, klar zu definieren. Zudem sollten besagte Ziele messbar sein, damit alles bestmöglich nachgehalten werden kann.

Unabhängig von der Größe des Unternehmens: Darum sind People Analytics wichtig

Der Erfolg eines Unternehmens und die Frage danach, ob dieses sein Potenzial in jeglicher Hinsicht ausschöpft, ist unter anderem vom Personalmanagement abhängig. Die Daten, die sich aus People Analytics Prozessen ergeben, lassen sich als Grundlage für personalbezogene Entscheidungen nutzen und in der Regel problemlos in eine bereits bestehende HR Strategie integrieren.

Besonders aufgrund der Tatsache, dass besagte Entscheidungen nicht nach Bauchgefühl getroffen werden, sondern auf „echten Fakten“ beruhen, handelt es sich hierbei um eine der Maßnahmen, die ausschließlich auf Informationen setzt.

Die Vorteile, die sich aus den entsprechenden Datenanalysen erheben, sind unter anderem:

• (im Idealfall) ein rechtzeitiges Erkennen von Problemen, Herausforderungen und Engpässen, so dass die Verantwortlichen rechtzeitig reagieren können
• eine übersichtliche Darstellung und eine dementsprechend unkomplizierte Entscheidungskultur
• die Chance, die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu verbessern
• die Möglichkeit, vergangene People Analytics Projekte als richtungsweisend für die Zukunft zu nutzen
• eine individuelle Betreuung der Mitarbeiter:innen
• eine gesteigerte Effektivität der Personalentwicklung und der Personalarbeit im Allgemeinen
• eine Senkung der Fluktuation auf der Basis einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit.

Ein Blick auf die Vorteile, die People Analytics Projekte mit sich bringen, zeigt, dass es sich definitiv lohnt, hier entsprechend zu investieren. Und natürlich entscheidet jede Organisation für sich, inwieweit sie People Analytics Daten nutzen möchte und welche „Meilensteine“ gegebenenfalls erreicht werden sollen.

Welche Daten beeinflussen die Personalentscheidungen?

In diesem Lexikon-Artikel wurde nun an unterschiedlichen Stellen darauf hingewiesen, dass die Entscheidungen, die auf der Grundlage von People Analytics getroffen werden, auf Daten beruhen. Mit ihrer Hilfe ist es möglich, unter anderem die Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen und die Produktivität des Teams zu messen.

Aber um welche Daten handelt es sich hierbei eigentlich genau? Wichtig ist es in jedem Fall, sich nicht auf eine Quelle zu verlassen, sondern mehrere Anlaufstellen zu nutzen, um dann die nötigen Maßnahmen umsetzen zu können.

People Analytics basiert unter anderem auf den folgenden Quellen:

• Mitarbeiter-Befragungen, in deren Zusammenhang die betroffenen Personen zum Beispiel genau aufzeigen können, was sie an ihrer Arbeit mögen und was für sie die „perfekte Zusammenarbeit“ (auch abteilungsübergreifend) ausmacht.
• Tools, aus denen unter anderem Erkenntnisse über die Anzahl an Krankheitstagen innerhalb der Belegschaft gezogen werden können
• Analysen im Rahmen der alltäglichen Kommunikation
• Aussagen, die auf Social Media Kanälen getroffen werden
• Programme, die die Entwicklungen rund um wichtige Kennzahlen, wie zum Beispiel die Produktivität eines Unternehmens und andere Unternehmensdaten, aufzeigen.

Basierend auf diesen und weiteren Faktoren können die Verantwortlichen die Bedeutung Ihrer Entscheidungen oft noch besser einschätzen. Alle weiteren Schritte basieren auf Big Data. Die Daten sind ein beeindruckendes Instrument, wenn es darum geht, die Personalplanung zu verbessern.

In diesen Bereichen lassen sich People Analytics einsetzen

Die Methoden, die im Zusammenhang mit People Analytics eine wichtige Rolle spielen, beziehen sich auf den kompletten HR Bereich. Daher ist hierbei auch oft von HR Analytics die Rede. Wie umfangreich die Herausforderungen sind, mit denen ein People Analytics Team konfrontiert wird, zeigt ein Blick auf die folgende Auflistung:

Der Recruitung Bereich

Hier kann Data Analytics dieser Art dabei helfen, herauszufinden, welche Bewerber:innen am besten zur eigenen Unternehmenskultur passen. Auch die Suche nach Mitarbeiter:innen auf den passenden Kanälen spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, das Team zu bereichern. Auf Social Media sucht zum Beispiel oft eine andere Zielgruppe nach einer Anstellung als auf einschlägigen Jobportalen.

Das Problem der Fluktuation

Viele Mitarbeiter:innen aus dem Bereich Personalmanagement wissen, dass die Mitarbeiterbindung in der heutigen Zeit zu einer echten Herausforderung werden kann – egal, ob in der Automotive Branche, im Beratungssegment oder in einem anderen Bereich. Umso wichtiger ist es, die Bedeutung der Fluktuation von Anfang an richtig einzuschätzen. Immerhin kann eine hohe Quote ein Unternehmen nachhaltig schwächen. Nehmen Sie sich daher Zeit, um – basierend auf den aktuellen Entwicklungen – Erkenntnisse über die Gründe für die Kündigungen zu finden, um gutes Personal letztendlich halten zu können.

Die Personalarbeit und die Personalplanung

Ob die gegebenen Maßnahmen ausreichen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter:innen gut zusammenarbeiten können, ist zu einem Großteil von der Personalarbeit und der Personalplanung abhängig. Wo muss wer wann und wie eingesetzt werden? Auch hier kann People Analytics angewendet werden.

Krankheiten und andere Abwesenheiten

Zeigen die Datenanalysen eventuell, dass sich Krankheiten und unentschuldigte Abwesenheiten in manchen Abteilungen und zu manchen Zeiten häufen? Wenn die gesammelten Daten Entsprechendes aufzeigen, kann es sich lohnen, etwas genauer hinzuschauen.

Weiterbildungsmaßnahmen

Auch Fragen, wie zum Beispiel „Welche Mitarbeiter:innen könnten besonders von einer Weiterbildungsmaßnahme profitieren?“ und „Bei wem steht das nächste Gehaltsgespräch an?“ lassen sich über einschlägige Analytik beantworten.

Zusammenhänge und Kooperationsmöglichkeiten innerhalb und außerhalb einzelner Abteilungen

Egal, ob Marketing, Vertrieb oder eine andere Abteilung: Oft lassen sich beste Ergebnisse erzielen, wenn alle zusammenarbeiten. Über die Anwendung entsprechender Maßnahmen aus dem People Analytics Bereich lässt sich schnell aufzeigen, wo gegebenenfalls nachgearbeitet werden sollte.

People Analytics und die DSGVO

Egal, ob im Personalcontrolling oder an anderer Stelle: Wo Daten gesammelt werden, wird – gerade im unternehmerischen Umfeld – oft die DSGVO aktuell. Die Vorgaben, die in Bezug auf das Thema „People Analytics“ beachtet werden müssen, kommen aus unterschiedlichen Bereichen.

Unter anderem ist vorgeschrieben, dass:

• mit der Erhebung von Daten immer ein konkreter Zweck verbunden sein muss (wurde besagter Zweck erfüllt, müssen die betreffenden Daten wieder anonymisiert werden)
• die Mitarbeiter:innen der Verarbeitung der Informationen zustimmen müssen
• die Arbeitnehmer:innen darüber in Kenntnis gesetzt werden müssen, welche Daten von ihnen gesammelt werden
• es im Zuge der People Analytics Projekte nicht zu automatisierten Entscheidungen kommt. Das letzte Wort haben immer noch die menschlichen Verantwortlichen.

Erste Schritte im People Analytics Projekt: So geht’s!

Wer die Vorteile von People Analytics optimal für sich nutzen möchte, sollte sich im ersten Schritt einen Plan erstellen und Schritt für Schritt vorgehen.

Die folgende „Anleitung“ hilft hier sicherlich weiter:

1. Überlegen Sie sich alle Fragen, die für Sie im Personalbereich relevant werden könnten. Welche Entwicklungen möchten Sie weiter verfolgen? Welche Infos brauchen Sie? Und welche Risiken möchten Sie gegebenenfalls reduzieren?
2. Legen Sie fest, welche Mitarbeiter:innen aus der Personalabteilung sich um die Umsetzung und um die Verarbeitung der HR Daten kümmern sollen. Alle Beteiligten sollen ihren Verantwortungsbereich kennen.
3. Beschäftigen Sie sich mit der Frage, wann das Ergebnis der Analysen vorliegen soll. Natürlich ist es hier auch möglich (und oft sinnvoll) in Etappen zu arbeiten.
4. Nun ist es an der Zeit, eine Analyse der Ergebnisse vorzunehmen. Wurden Ihre Vermutungen bestätigt? Oder gab es eventuell sogar die ein oder andere Überraschung?
5. Überlegen Sie sich, wie Sie die Erkenntnisse, die Sie auf der Basis von People Analytics gewonnen haben, nutzen möchten und entwickeln Sie Maßnahmen, um die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu optimieren.

Braucht man eine People Analytics Beratung?

Es ist nicht möglich, diese Frage standardisiert zu beantworten. Fest steht, dass es sich bei People Analytics um ein umfassendes Thema mit vielen Informationen handelt. Dementsprechend kann die Analyse der jeweiligen Daten viel Zeit und Mühe in Anspruch nehmen.

Unternehmen, die nicht über die notwendigen Kapazitäten verfügen, um eines von beiden (oder beides) aufzubringen, wenden sich heute oft an die Expert:innen einer People Analytics Beratung. Diese nutzen ihre Erfahrung, sammeln und bereiten die HR Daten ihrer Auftraggeber:innen auf und erleichtern ihnen somit die Arbeit rund um ein möglichst effektives Personalmanagement.