Gemeinkostencontrolling

In vielen Unternehmen stehen Gemeinkosten nicht im Zentrum der Aufmerksamkeit, obwohl sie in der Summe beträchtlich sind. Anders als direkte Kosten lassen sie sich nicht ohne Weiteres einzelnen Produkten oder Aufträgen zuordnen. Genau das macht ihre Steuerung anspruchsvoll, aber auch besonders wirkungsvoll.

Wer weiß, wo in Verwaltung, IT, Facility Management oder zentralen Services Kosten entstehen, kann gezielt ansetzen: unnötige Ausgaben vermeiden, Ressourcen besser verteilen und Transparenz schaffen, auch abteilungsübergreifend.

In mittelständischen Unternehmen mit gewachsenen Strukturen und verteilten Zuständigkeiten ist es oft gar nicht so einfach, den Überblick über indirekte Kosten zu behalten. Genau deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf das Gemeinkostencontrolling: Wo entstehen welche Aufwände und wie lassen sie sich gezielt steuern?

Was ist Gemeinkostencontrolling?

Gemeinkostencontrolling umfasst die Planung, Überwachung und Steuerung von Kosten, die nicht direkt einzelnen Produkten oder Aufträgen zugeordnet werden können, etwa für IT, Verwaltung oder Infrastruktur.

Ziel ist es, Transparenz in den indirekten Bereichen zu schaffen, Einsparpotenziale zu identifizieren und die Wirtschaftlichkeit zu verbessern, ohne die Leistungsfähigkeit der Organisation zu gefährden.

Kernfragen sind:

• Wo entstehen welche Gemeinkosten?
• Wie steht der Ressourceneinsatz im Verhältnis zum Nutzen?
• Welche Maßnahmen erhöhen die Effizienz?

Mit Instrumenten wie der Kostenstellenrechnung, Leistungsverrechnung und Plan-/Ist-Vergleichen schafft das Gemeinkostencontrolling die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Idealerweise datenbasiert und SAP-gestützt

Ziele und Aufgaben des Gemeinkostencontrollings

Das Gemeinkostencontrolling verfolgt das zentrale Ziel, indirekte Kosten transparent, steuerbar und wirtschaftlich vertretbar zu halten. Dabei geht es nicht nur um Einsparungen, sondern um eine fundierte Bewertung des Ressourceneinsatzes in Bereichen wie Verwaltung, IT, Facility Management oder internen Services.

Zu den wichtigsten Aufgaben zählen:

• Kostenplanung und -budgetierung: Systematische Vorgabe und Überwachung von Budgets für Kostenstellen und Funktionsbereiche.
• Kostenkontrolle: Laufender Abgleich von Plan-, Ist- und Forecast-Werten zur Identifikation von Abweichungen und Handlungsbedarfen.
• Ursachenanalyse: Identifikation von Kostentreibern, ineffizienten Prozessen oder nicht wertschöpfenden Aufwendungen.
• Maßnahmensteuerung: Ableitung und Controlling von Optimierungsmaßnahmen auf Kostenstellen- oder Bereichsebene.
• Wirtschaftlichkeitsbewertung: Unterstützung bei Make-or-Buy-Entscheidungen und interner Leistungsverrechnung.

Damit leistet das Gemeinkostencontrolling einen wesentlichen Beitrag zur Effizienzsteigerung, Ergebnisverbesserung und strategischen Steuerung der indirekten Bereiche, gerade in Unternehmen, die ihre Kostenstrukturen zukunftsfähig und flexibel ausrichten wollen.

Methoden und Instrumente

Um Gemeinkosten gezielt zu analysieren und zu steuern, stehen Controller:innen verschiedene Methoden und Werkzeuge zur Verfügung. Der Fokus liegt dabei auf der transparenzorientierten Strukturierung, der systematischen Bewertung sowie der gezielten Maßnahmenverfolgung.

1. Kostenstellenrechnung

Die Kostenstellenrechnung ist das zentrale Instrument zur Erfassung und Verteilung von Gemeinkosten. Sie ermöglicht die Zuordnung von Kosten auf organisatorische Einheiten wie Abteilungen oder Funktionen und schafft damit die Grundlage für Plan-Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen und Benchmarks.

2. Leistungsverrechnung

Mit Hilfe der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden Kosten für interne Leistungen (z. B. IT, Fuhrpark, Facility Services) verursachungsgerecht weiterbelastet. Dies fördert Kostentransparenz und Steuerungsfähigkeit innerhalb der Organisation.

3. Gemeinkostenwertanalyse

Diese Methode hilft dabei, den Nutzen und die Notwendigkeit von Gemeinkosten systematisch zu hinterfragen. Ziel ist es, den Beitrag zur Wertschöpfung kritisch zu prüfen und gezielt Potenziale zur Reduktion oder Umstrukturierung zu identifizieren.

4. Kennzahlen und Benchmarks

Kennzahlen wie Kosten je Mitarbeiter, Kosten je Arbeitsplatz oder Gemeinkostenquote geben schnell Aufschluss über die Effizienz einzelner Bereiche. In Verbindung mit internen und externen Benchmarks lassen sich Auffälligkeiten erkennen und gezielt adressieren.

5. Plan-/Ist-Vergleiche

Regelmäßige Abweichungsanalysen auf Kostenstellenebene ermöglichen eine frühzeitige Identifikation von Budgetüberschreitungen und die Einleitung entsprechender Maßnahmen.

6. SAP-basierte Tools

In modernen ERP-Umgebungen, insbesondere mit SAP S/4HANA, lassen sich viele dieser Instrumente automatisiert abbilden. Relevante Module wie SAP CO-OM (Overhead Cost Controlling) oder SAP Analytics Cloud ermöglichen eine durchgängige, datenbasierte Steuerung von Gemeinkosten mit hoher Granularität und Echtzeittransparenz.

Herausforderungen und Lösungsansätze im Gemeinkostencontrolling

Die Steuerung von Gemeinkosten bringt eine Reihe spezifischer Herausforderungen mit sich. Anders als bei direkt zurechenbaren Kosten fehlt häufig die Transparenz, der Steuerungshebel ist indirekter, und die Verantwortung liegt oft in dezentralen Strukturen. Umso wichtiger ist ein systematischer und praxisnaher Umgang mit den typischen Stolpersteinen.

1. Begrenzte Transparenz und Datenqualität

In vielen Unternehmen sind Gemeinkosten wenig detailliert erfasst oder nicht einheitlich strukturiert. Insbesondere bei querschnittlichen Leistungen wie IT, HR oder Infrastruktur ist die Nachvollziehbarkeit der Kostenverteilung eingeschränkt.

Lösungsansatz:

Einheitliche Kostenarten- und Kostenstellenstrukturen schaffen Klarheit. Moderne ERP-Systeme wie SAP S/4HANA in Verbindung mit Analytics-Tools ermöglichen eine präzise Aufschlüsselung und Visualisierung, bis auf Einzelkostenebene.

2. Kostenremanenz

Gemeinkosten reagieren oft nur verzögert auf Veränderungen im Leistungsvolumen (z. B. bei Umsatzrückgang oder Standortverkleinerung). Die Fixkostenstruktur bleibt bestehen – bei sinkender Auslastung.

Lösungsansatz:

Ein flexibles Gemeinkostenmanagement setzt auf regelmäßige Überprüfung von Fixkostenpositionen, variable Vertragsmodelle (z. B. bei Dienstleistungen) und eine enge Verzahnung mit der Kapazitätsplanung.

3. Unklare Verantwortlichkeiten

Oft ist nicht klar definiert, wer für die Steuerung bestimmter Gemeinkostenbereiche zuständig ist – insbesondere bei zentralen Services, die mehreren Bereichen dienen.

Lösungsansatz:
Einführung eines verantwortungsorientierten Controlling-Ansatzes (Responsibility Accounting) mit klar zugeordneten Budgets, Reportings und Steuerungspflichten, unterstützt durch transparente Leistungsverrechnungsmodelle.

4. Geringe Steuerungsakzeptanz in Fachbereichen

Fachbereiche sehen das Controlling von Gemeinkosten oft als Eingriff in ihre Autonomie – insbesondere bei Maßnahmen zur Kostensenkung oder Budgetkürzung.

Lösungsansatz:

Controlling als Partner: Erfolgsfaktoren sind ein kooperativer Ansatz, gemeinsame Zieldefinitionen und die Einbindung der Fachbereiche in Analyse und Maßnahmenentwicklung. Self-Service Analytics-Lösungen erhöhen dabei die Akzeptanz.

Gemeinkostencontrolling mit SAP

Ein wirksames Gemeinkostencontrolling setzt belastbare, detaillierte und auswertbare Daten voraus. SAP stellt hierfür eine leistungsfähige Systemlandschaft bereit. Von der klassischen Kostenstellenrechnung bis hin zu modernen Analyse- und Verrechnungsmechanismen in Echtzeit. Mit dem Wechsel auf SAP S/4HANA wurden zentrale Prozesse im Gemeinkostencontrolling neu strukturiert und technologisch weiterentwickelt.

1. Kostenstellenrechnung im Modul SAP CO

Im Controlling-Modul (CO) bildet die Kostenstellenrechnung weiterhin das Fundament für die Gemeinkostenerfassung. Sie ermöglicht:

• die verursachungsgerechte Zuordnung indirekter Kosten zu Organisationseinheiten,
• eine strukturierte Budgetplanung und -überwachung,
• automatisierte Plan-/Ist-Vergleiche auf Kostenstellenebene.

Neu in SAP S/4HANA: Die Integration mit Fiori-Oberflächen und Embedded Analytics ermöglicht eine intuitive Bedienung und unmittelbare Einsicht in Echtzeitdaten.

2. Universal Allocation: Neue Standards in der Leistungsverrechnung

Mit Universal Allocation (seit SAP S/4HANA 2021) hat SAP die bisherigen, teils fragmentierten Mechanismen zur Gemeinkostenverteilung (z. B. Umlagen, Verteilungen, Periodenabschlüsse) in einem zentralen Framework zusammengeführt.

Die Vorteile:

• Einheitliche Oberfläche und Logik für alle Verrechnungen (Kostenstellen, Profit Center, Marktsegmente usw.)
• Verbesserte Transparenz durch nachvollziehbare Allokationspfade
• Simulation, Analyse und Anpassung direkt in der Benutzeroberfläche
• Hohe Flexibilität bei Definition von Regeln, Empfängern und Mengenschlüsseln

3. SAP Analytics Cloud – Gemeinkosten sichtbar machen

Zur Analyse, Simulation und Visualisierung von Gemeinkosten ist SAP Analytics Cloud (SAC) ein zentrales Werkzeug. Es ermöglicht:

• Echtzeitberichte nach Kostenstelle, Leistungsart oder Bereich
• Drilldowns auf Einzelbuchungen
• Forecasting und Simulation auf Basis historischer Daten
• Self-Service-Reporting für Fachbereiche, auch ohne tiefe SAP-Kenntnisse

Die enge Integration mit S/4HANA sorgt dabei für konsistente Datenmodelle und nahtlose Workflows zwischen Planung, Reporting und operativer Steuerung.

4. Ganzheitliche Prozessintegration

Ein wesentlicher Vorteil von SAP-basierten Gemeinkostencontrolling ist die vollständige Integration in die Gesamtprozesse des Unternehmens – von der Beschaffung über die interne Leistungsverrechnung bis hin zur Finanzbuchhaltung und Planung. Medienbrüche werden vermieden, die Datenqualität steigt und Entscheidungen können fundierter getroffen werden.